Журнал реєстрації посадових інструкцій зразок РБ. Як складається реєстр для посадових інструкцій Чи потрібно реєструвати посадові інструкції

Журнал реєстрації посадових інструкцій – зразок цього документа в кожній організації може мати свою структуру через відсутність нормативно затвердженої форми. У нашій статті ви знайдете як рекомендації щодо його оформлення та заповнення, так і посилання на завантаження актуального зразка журналу обліку посадових інструкцій .

Функції журналу реєстрації посадових інструкцій у РФ

Журнал реєстрації посадових інструкцій (далі в тексті - ДІ) знаходиться у віданні кадрового відділу організації. Ведеться він з метою систематизації даних про видання ДІ, внесення до них змін та підтвердження факту ознайомлення з ДІ співробітників, як того вимагають абз. 6 ч. 1 ст. 21 та ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Наявність цього журналу є обов'язковою вимогою, як і застосування самих ДІ, проте практично більшість роботодавців вважають їх використання доцільним. Адже основною функцією такої інструкції є конкретизація посадових обов'язків найманого працівника.

Чи не знаєте свої права?

ВАЖЛИВО! Права та обов'язки найманого працівника, передбачені його ДІ, не повинні суперечити трудовим функціям, передбаченим трудовим договором, нормам трудового права та іншим законодавчим актам у сфері охорони праці. Інструкція виключає як виконання працівником функцій, які у ній передбачені, і ухилення від зазначених у ній обов'язків. Таким чином, ДІ служить обох сторін своєрідним гарантом певних трудових відносин у організації.

Журнал реєстрації посадових інструкцій — чи затверджена форма, де завантажити зразок ?

Журнал реєстрації ДІ не має уніфікованої форми і кожен роботодавець розробляє його самостійно з урахуванням прийнятого в організації порядку фіксації локальних нормативних актів. Однак практика показує, що журнал, як правило, оформляється у вигляді таблиці, що включає наступні графи:

Порядковий номер запису.
Дата затвердження документа.
Дата поставлення документа на облік.
Найменування посади, щодо якої видано ДІ.
Найменування структурного підрозділу.
Дата внесення змін до документів.
Відомості про зміни, внесені до ДІ.
Дата ознайомлення співробітника з ДІ.
Ф. І. О. співробітника, який ознайомився з ДІ.
Особистий підпис співробітника, який ознайомився з ДІ.
Ф. І. О. співробітника, відповідального за ведення журналу.
Особистий підпис співробітника, який веде журнал.
Місце зберігання копії.
Примітки.

Перерахований вище список реквізитів не є вичерпним і обов'язковим для включення до журналу. Організації мають право розробити будь-яку відповідну саме їм форму цього документа. При цьому можна скористатися зразком журналу обліку посадових інструкцій, наявним на нашому сайті, змінивши при необхідності набір даних, що вводяться.

Журнал реєстрації посадових інструкцій найчастіше вважається необов'язковим документом, який вимагає особливої уваги. Розробка та облік посадових інструкцій – питання, яким надається надто мало значення, незважаючи на те, що посадова інструкція є частиною локальної нормативної бази підприємства.

З цієї статті ви дізнаєтесь:

як проходить розробка таоблік посадових інструкцій;
як оформитижурнал ознайомлення із посадовими інструкціями;
для чого потрібенжурнал обліку видачі посадових вказівок.

Розробка та облік посадових інструкцій на підприємстві

Посадова інструкція стосується документів нормативної бази будь-якої організації. Незважаючи на те, що законодавство не зобов'язує роботодавця видавати посадові інструкції, цей документ важливий як для роботодавця, так і для співробітника. Посадова інструкція визначає завдання, кваліфікаційні вимоги, функції, права, обов'язки, відповідальність працівника. Це документ, призначений регулювання трудових відносин у компанії.

За розробку посадових інструкцій відповідає, зазвичай, юридична чи кадрова служба. Тим не менш, більш ефективно доручити це керівнику підрозділу, якому знайома специфіка роботи та організаційні тонкощі структурного підрозділу. Проект інструкції узгоджується зі спеціалістами з юридичних питань, кадровими фахівцями, представницьким органом працівників компанії, після чого візується всіма зацікавленими співробітниками та керівником. Потім посадову інструкцію залишається затвердити, вступити в дію та ознайомити з нею співробітника.

Оптимально, коли всі посадові інструкції готуються у двох примірниках. Перший передається на руки співробітнику під розписку. Для фіксації цього в організації має бути заведений журнал ознайомлення з посадовими інструкціями. Можливий варіант, коли позначка ставиться у листі ознайомлення, що підшивається до інструкції або у загальному журналі ознайомлення з локальними актами.

Здавалося б, на цьому процес роботи із документом закінчується. Реєстрація посадових інструкцій, їх облік та зберігання чомусь відсувається на другий план. Проте, згідно з Наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010, «розпорядча та експлуатаційно-технічна документація», до якої належить посадова інструкція, повинна зберігатися «за місцем розробки та/або затвердження» протягом 75 років. Навіть у разі заміни нової колишня посадова інструкція має зберігатися в організації три роки.

Таким чином, цією частиною роботи з нормативною документацією не варто нехтувати. Якщо організації налагоджено регулювання трудових відносин з допомогою такого зручного інструменту як посадові інструкції, те й зберігання цих документів має бути організовано відповідному рівні.

Журнал реєстрації посадових інструкцій

Чинне законодавство не передбачає обов'язкову реєстрацію посадових інструкцій. Незважаючи на це, якщо в організації існує налагоджений документообіг, випуск нових нормативних актів має бути десь зареєстрований. Для цього роботодавець має право розробити Журнал реєстрації посадових інструкцій. Якщо надалі виникне потреба знайти той чи інший документ, наявність такого журналу в рази спростить завдання. Крім того, цей журнал допоможе у вирішенні індивідуальних чи колективних трудових спорів у разі конфлікту роботодавця та співробітника.

Журнал обліку посадових інструкцій розробляється роботодавцем у довільній формі. Уніфікованої форми цього журналу немає, реквізити журналу фірма вправі розробити і затвердити самостійно.

Зразок журналу реєстрації посадових інструкцій

Під реєстрацією розуміється запис даних про документ за встановленою формою. Згідно з ГОСТом Р51141-98, вона повинна фіксувати факт його створення, відправлення чи отримання. Такі рекомендації містяться й у . Запис про реєстрацію внутрішнього документа робиться в день його підпису або затвердження.

Зразок реєстрації посадових інструкцій є запис, що містить всі необхідні реквізити, що з усією повнотою описує факт видання нової посадової інструкції. Як правило, коректним записом, що відображає факт виходу нової посадової інструкції на підприємстві, вважається запис, що містить такі реквізити:

1. Номер та дата посадової інструкції (ДІ)

Реєстраційний номер інструкції складається з порядкового номера в межах масиву документів, що реєструється, або індексу і року випуску інструкції. Наприклад: №18-ДІ/2014

2. Найменування посади (категорії) у посадовій інструкції

3. Структурний підрозділ, у якому застосовуватиметься посадова інструкція

4. Дата затвердження ДІ

5. Дата ознайомлення ДІ

6. ПІБ працівника

7. Місця знаходження копій документа

8. Примітки

Ця графа може включати необхідну інформацію, яка не стосується попередніх пунктів. Наприклад: дата скорочення посади в організації та передачі посадової інструкції до архіву; відмітка про кількість копій, виданих працівнику на підставі ст.

Зразок журналу обліку посадових інструкцій

Цей зразок журналу посадових інструкцій не є уніфікованою формою реєстрації нормативних документів. Роботодавець розробляє форму журналу самостійно, виходячи зі специфіки організації.

Журнал ознайомлення з посадовими інструкціями

Відповідно до чинного законодавства, роботодавець зобов'язаний ознайомити працівника з локальними нормативними актами, пов'язаними з трудовою діяльністю працівника, до підписання трудового договору ()

Процедура ознайомлення працівника з посадовою інструкцією “під підпис” здійснюється за допомогою “Візи ознайомлення”. Це реквізит складається з найменування посади, особистого підпису працівника, розшифрування підпису та дати. Якщо факт ознайомлення реєструється безпосередньо в посадовій інструкції, віза співробітника ставиться на останньому аркуші документа, після всіх інших. Якщо одну й ту саму посаду обіймають кілька співробітників, то в документі може бути не одна віза.

Ознайомлення з посадовою інструкцією може, крім того, бути зазначено у аркуші ознайомлення з локальними актами або безпосередньо на екземплярі трудового договору. Для систематизації документообігу роботодавець може використовувати журнал ознайомлення з посадовими інструкціями, який містить усі необхідні реквізити.

Співробітник кадрової служби повинен передати працівникові засвідчену копію посадової інструкції після процедури ознайомлення. Це убезпечить від необґрунтованих вимог у разі конфлікту як самого працівника, так і його роботодавця. Факт передачі екземпляра можна внести окремою графою до журналу посадових інструкцій або просто доповнити візу ознайомлення співробітника на екземплярі роботодавця відміткою про отримання завіреної копії.

Зразок журналу ознайомлення з посадовими інструкціями

Журнал обліку видачі посадових інструкцій

У деяких випадках реєстрації процесів документообігу у створенні додатково створюється журнал обліку видачі посадових інструкцій. Як зазначено вище, будь-яка нова посадова інструкція видається у кількох примірниках. Одна засвідчена копія видається співробітнику під розписку. Облік посадових інструкцій вимагає відмітки про ознайомлення співробітника з інструкцією. Крім того, можна фіксувати видачу співробітнику завіреної копії. Для цього в деяких компаніях існує відповідний журнал.

Щоб уникнути непорозумінь та виникнення розбіжностей між роботодавцем та співробітником, у журналі видачі посадових інструкцій ставиться відмітка про отримання на руки інструкції. Для працівника важливо мати копію інструкції у разі виникнення претензій роботодавця до виконання ним посадових обов'язків. Для роботодавця важлива можливість регулювати трудові відносини, спираючись на нормативні документи.

Згідно із законодавством, посадові інструкції є нормативними документами тривалого терміну дії. Їх зберігання відбувається централізовано у кадровій службі. Незважаючи на всі очевидні переваги такого зберігання, деякі компанії зберігають оригінали посадових інструкцій у структурних підрозділах чи канцелярії.

Відповідно до рекомендацій, викладених у , посадові інструкції повинні бути сформовані в окрему справу, яка має постійний термін зберігання. Ця справа може бути здано до архіву після заміни чинних посадових інструкцій на нові.

Журнал обліку видачі посадових вказівок. Зразок

Посадова інструкція не є обов'язковим нормативним документом, але вона є вкрай важливою, оскільки допомагає в регулюванні робочого процесу. Зберігання та облік посадових інструкцій – надзвичайно важливий елемент документообігу компанії.

Детальну інформацію про те, як правильно заповнити журнал реєстрації посадових інструкцій, що приймається за зразок реєстрації посадових інструкцій, як вести журнал ознайомлення з посадовими інструкціями, ви зможете у правовій документації та статтях журналу:

12 кадрових документів, які допоможуть пройти будь-яку перевірку

Чи видається посадова інструкція на руки працівнику

Посадова інструкція (далі — ДІ) є одним з локальних актів роботодавця, який розробляється щодо окремої посади і затверджується керівником організації. Наявність у організації ДІ є правом, а чи не обов'язком роботодавця. Водночас вона дозволяє ефективно розподілити повноваження співробітників, визначити межі їхньої відповідальності та встановити компетентність співробітника ще на стадії прийому на роботу.

Докладніше про те, чи потрібно оформлювати ДІ на підприємствах, розповідається у статті Чи обов'язкова посадова інструкція в організації?

Чинним законодавством не врегульовано порядок оформлення та видачі ДІ. При її підготовці роботодавець може керуватися положеннями ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації...», але зрештою самостійно визначає форму та зміст інструкції залежно від специфіки діяльності організації та функцій співробітника.

ДІ може бути затверджена як додаток до трудового договору, так і у вигляді окремого документа. Зазвичай вона оформляється у 2 екземплярах. Після підписання працівником один екземпляр передається йому на руки, а інший зберігається у відділі кадрів (див. лист Роструда від 31.10.2007 № 4412-6).

ДІ, затверджена як самостійний документ, може і не видаватися співробітнику на руки. Однак за письмовою заявою роботодавець зобов'язаний видати йому завірену копію інструкції протягом 3 робочих днів (ст. 62 ТК РФ).

ВАЖЛИВО! ДІ, оформлена у вигляді додатку до трудового договору, має бути передана співробітнику згідно з ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Журнал видачі посадових інструкцій: завантажити зразок

Щоб уникнути можливих суперечок між співробітником та роботодавцем, факт передачі ДІ рекомендується зафіксувати. Зробити це можна одним із наступних способів:

внести запис до журналу видачі ДІ (особливо актуально для організацій з великою чисельністю співробітників);
поставити відмітку про отримання інструкції на екземплярі роботодавця (з підписом та розшифровкою співробітника).

У графах журналу видачі ДІ може бути зазначена наступна інформація:

порядкові номери та дати затвердження інструкцій;
відомості про дату прийому працівника на роботу та реквізити наказу про його оформлення;
Ф. І. О. співробітника та займана ним посада;
дата отримання співробітником ДІ;
підпис співробітника, що свідчить про ознайомлення та отримання ним екземпляра ДІ;
відомості про співробітника, відповідального за ведення журналу видачі ДІ.

Зразок журналу видачі ДІ можна завантажити за посиланням: Журнал видачі посадових інструкцій - зразок.

Таким чином, за загальним правилом 1 екземпляр підписаної посадової інструкції видається працівникові на руки. Журнал видачі посадових інструкцій дозволяє зафіксувати момент передачі документа, що підтверджується особистим підписом працівника у відповідній графі журналу.

Розробка системи обліку посадових інструкцій (ДІ) - внутрішній питання організації, оскільки цей документ не є обов'язковим. Той самий підхід зберігається до реєстрації інструкцій, залишаючи право підприємству самому визначати правила ведення їх обліку.

Навіщо необхідно реєструвати посадові інструкції

Реєстрація будь-якого документа, у тому числі кадрового, підтверджує факт його створення, затвердження та ознайомлення з ним працівників.

Наявність облікової системи, що реєструє посадові інструкції, дозволяє:

Враховувати наявність розроблених ДІ.
Контролювати їхнє оновлення.
Відстежувати наявність актуальних та застарілих версій у разі потреби доопрацювання інструкції
Здійснювати контроль ознайомлення працівників із документом.
Організовувати систему зберігання оригіналів та копій у підрозділах організації.
Закріплювати відповідальність фахівців відділів кадрів за облік та ознайомлення працівників із документом.
Передавати документацію до архіву та організовувати правильне зберігання.

Для того, щоб виконувати всі перелічені дії, необхідно розробити Положення про посадову інструкцію, в якому визначити умови щодо її розробки, погодження, затвердження, процедури ознайомлення співробітників, обліку та зберігання оригіналів та копій.

Якщо у компанії немає такого положення, то альтернативою йому можуть стати самостійні регламенти, наприклад, щодо процесів обліку або ознайомлення працівників із внутрішньою документацією.

Всі процеси, пов'язані з функціонуванням ДІ всередині організації, можна розділити на два великі блоки:

Створення інструкції та управління її подальшим використанням: від моменту затвердження до передачі до архіву.
Виконання інструкцією своєї основної функції – визначення обов'язків, передбачених для посади, та контроль виконання працівником функцій та обов'язкових вимог посади, яку він обіймає.

Для першого блоку необхідно виконувати процедури реєстрації, щоб ДІ стала офіційним документом, який можна застосовувати в роботі.

Для другого – зафіксувати факт ознайомлення працівника з ДІ, на підставі якого у роботодавця з'являється можливість вимагати виконання її положень.

У зв'язку з цим доречним є використання двох видів журналів обліку:

реєстрації ДІ;
ознайомлення з ДІ.

Загальна структура журналів

Журнал належить до категорії реєстраційно-облікових форм, що використовуються на підприємстві. У разі необхідності вести облік ДІ, його створюють самостійно, оскільки не існує готових форм та обов'язкових стандартів щодо їх ведення.

Найчастіше його структуру входить кілька обов'язкових розділів.

Титульна сторінка.
Зворотна сторона, яка містить інформацію для засвідчення, якщо це передбачено внутрішніми положеннями документообігу.
Розділ, який інформує про відповідальних за ведення журналу.
Основний розділ із таблицями для проведення реєстрації.

Титульна сторінка

Основна інформація, яку необхідно відображати на титульному аркуші, є:

Назва журналу
Найменування організації.
Дата початку та закінчення ведення.
При необхідності до титульного листа можуть бути винесені додаткові відомості про термін зберігання та дату закінчення зберігання.

Зворотній бік

Заключний лист з інформацією про засвідчення необхідний у тому випадку, якщо за внутрішніми інструкціями всі журнали мають бути прошиті та засвідчені.

Для цього використовуються звичайні поля:

загальна кількість аркушів;
назва посади запевняючого;
ПІБ запевняючого;
підпис;
дата;
місце для друку.

Сторінка про відповідальних за ведення

Цей лист є в усіх організацій, оскільки у деяких випадках відповідального та її підпис включають у структуру самих реєстраційних таблиць.

Наявність окремого розділу на першому аркуші дозволяє мінімізувати час на оформлення записів і не повторювати кожного разу при внесенні нової реєстраційної інформації даних щодо відповідального.

Має сенс створювати його тоді, року за ведення журналу відповідає один фахівець.

Приблизна форма першого листа може бути такою:

Відповідальний за ведення журналу ( назва журналу)

Структура аркуша обліку ДІ

У журналі, що реєструє ДІ, має бути відображена інформація про сам документ, що вноситься до реєстраційної таблиці. Склад її полів визначається кожною організацією самостійно.

Реєстраційна таблиця може включати такі графи:

Порядковий номер запису.
Дата затвердження ДІ.
Дата введення у дію.
Підстава для набрання чинності (якщо цього вимагає внутрішні положення щодо документообігу).
Назва посади, на яку розроблено ДІ.
Назва підрозділу, до складу якого включено посаду.
Якщо були зміни, то номер розділу, куди зміни вносилися.
Дата внесення змін.
Місце зберігання оригіналу.
Місце зберігання копії.

Якщо в журналі відсутній лист із закріпленням відповідальних за його ведення, то необхідно додати поля з ПІБ та особистим підписом відповідального.

Як реєструвати інструкції

Щоб зареєструвати ДІ, їй має бути присвоєний реєстраційний номер. І зробити це необхідно до моменту внесення інформації до журналу.

Порядок присвоєння номера, а також вимоги до формування індексу документа, як правило, визначені у регламентах та положеннях організації з документообігу.

Наприклад, індекс конкретної посадової інструкції може мати такий вигляд: 23/ДІ-ОМ, де 23 - порядковий номер інструкції, ДІ - скорочена назва виду документа, ОМ-відділу маркетингу. У кожного підприємства індекс матиме свій унікальний варіант.

Реєстрація інструкції має бути проведена в день її затвердження або підписання документа про її запровадження.

Вся інформація вноситься відповідно до граф реєструючої таблиці.

Записи ведуться у хронологічному порядку.

Журнал ознайомлення з ДІ

Цей журнал має схожу структуру розділів із попереднім. Змінюється сама реєстраційна таблиця, у якій склад полів відповідає основне завдання – зафіксувати ознайомлення співробітника зі своїми обов'язками. Підсумковий вигляд залежить від прийнятого в організації порядку ознайомлення працівників із внутрішньою документацією та локальними актами.

До складу граф реєстраційної таблиці може бути включена така інформація:

Порядковий номер запису.
ПІБ працівника.
Посада.
Структурний підрозділ, де працює співробітник.
Назва посадової інструкції.
Дата ознайомлення.
Особистий підпис працівника.

У деяких компаніях ведеться один журнал реєстрації ДІ, в якому робиться відмітка про ознайомлення з нею співробітника

Дане відео допоможе вам швидко та правильно розробити посадові інструкції.

Книга обліку використовується у разі, якщо роботодавець видає свої внутрішні локальні нормативні акти безпосередньо співробітникам чи керівнику якогось подразделения. Як зразкову форму можна використовувати зразок з Методичних рекомендацій, затверджених Мінпрацею 13 травня 2004 року, а також Методичних рекомендацій щодо розроблення державних нормативних вимог охорони праці, схвалених Постановою Мінпраці Росії від 17.12.2002 № 80.

Обидва зазначені нормативні акти підкреслюють, що запропонована форма реєстру - зразкова, тому використовувати ці форми саме в такому вигляді не обов'язково, можна їх зробити більш зручними, на власний розсуд. Вони можуть виглядати інакше, головне – щоб вони в принципі були, і за його допомогою можна було вести облік виданих правил та розпоряджень.

Як заповнювати

Порядок ведення журналу роботодавці визначають самостійно. При цьому основна вимога – видавати документи під розпис. Про це сказано, у тому числі у Листі Мінпраці від 15 вересня 2016 року № 15-2/ООГ-3318.

Факт видачі документів, що наказують, фіксується відповідальною особою за заповнення книги. Йому необхідно вказати:

дату заповнення;

ПІБ та посада, кому видаються інструкції або з ким проводився інструктаж;

найменування виданих документів чи інструктажу;

кількість виданих екземплярів;

підпис особи, яка отримала документи або інструктується.

Журнал інструктажу ознайомлення з інструкціями

Зазначимо, що уповноважені органи у галузевих розпорядженнях та наказах затвердили свої форми журналів реєстрації різних видів інструктажу. І хоча в цілому вони дуже схожі на загальнофедеральні, деякі відмінності є. Тому обов'язково варто ознайомитись і зі спеціальними нормативними актами, щоб контролюючі органи не покарали за неправильне ведення обов'язкової номенклатури.